ASSURANCE ANNULATION ÉVÉNEMENT

+ D’INFOS SUR L’ASSURANCE ANNULATION ÉVÉNEMENT

1- Compréhension du terme assurance annulation événement 

1-1- Définition de l’assurance annulation événement

En se référant à d’autres assurances professionnelles offertes par une compagnie d’assurance professionnelle et des entreprises dans le milieu, nous constatons que le domaine de l’événementiel est tout le temps exposé à plusieurs risques fortement imprévisibles. Cet article parle et se concentre spécialement sur le cas de l’assurance annulation des évènements. En effet, l’assurance annulation d’un événement est sûrement l’une des bêtes noires de tous les organisateurs évènementiels.

Dans le but d’y remédier, l’organisateur d’un événement devra se souscrire à quelques différents types d’assurances afin de prévenir tous types de sinistre, ou défaut, ou même les dommages imprévisibles. Ces assurances peuvent être les assurances multirisques professionnelles, les assurances complémentaires santé, l’assurance vie, l’assurance flottes automobiles, les assurances salons professionnels, les assurances multirisques pro,  l’assurance responsabilité civile professionnelle, mais aussi la garantie annulation d’événement. La souscription à ces différents types d’assurance peuvent vous assurer de recevoir les remboursements des billets de spectacle en cas d’empêchement ou d’annulation de ce dernier. Dans le cas d’un spectacle, les billets devront être pris à l’avance pour pouvoir bénéficier de cette garantie annulation événement. De ce fait, il serait possible d’adhérer à une assurance pour que les dépenses soient couvertes par l’assurance annulation événement  en cas d’empêchement.

1-2-Pourquoi doit-on y souscrire?

En conséquence de toutes ces diverses informations, le concept reste le même pour un organisateur d’événement. L’organisateur événement responsable de l’événement en cours se souscrira à une assurance annulation événement dans le but de prévenir les éventuels problèmes qui pourraient survenir le jour des événements ou même pendant la préparation des événements. L’organisateur événement se souscrit pour que cette assurance évènement  couvre les pertes possibles en cas de force majeure.

En d’autre terme, un organisateur au sein d’une entreprise d’organisation événement devra être assuré lors des manifestations vu que plusieurs faits peuvent se manifester le jour j ou le de l’événement lui-même. De plus, l’assurance annulation évènement couvre les risques en responsabilité engendrés par l’événement mais cette couverture doit se faire selon les clauses incluses dans le contrat lui-même. Une assurance annulation événement recouvre toutes les pertes pécuniaires et  financières totalement ou partiellement en cas d’annulation de l’événement organisé que ce soit une exposition, un séminaire professionnel ou un spectacle. Cela est ainsi juste au cas où une assurance a été contractée par les parties prenantes concernées. Cette assurance annulation événement prend en charge les dommages aux biens, dommages corporels, les risques matériels, les remboursements de frais engagés par l’organisation d’un événement, et toutes les autres réclamations liées aux pertes liés aux sinistres et dommages constatés.

2-Quels types d’événements assurez-vous ?

La compagnie organisation événementielle propose des offres d’assurance pour les particuliers et pour les organisateurs d’événements  que cela soit des événements privés ou des événements publics. Ainsi, chaque particulier ou société pourra opter pour une assurance événementielle dans le cas d’un mariage, un voyage familial, une manifestation sportive ou encore un concert privé qu’il aimera entreprendre. De ce fait, les assurances annulation événement seront d’une grande utilité dans un cas d’empêchement ou dans le cas où des problèmes parvenant durant les festivités des particuliers.

Des différents types d’offres d’assurance sont également réservés pour les organisateurs pour leur permettre de réaliser leur travail dans la sérénité. En effet, les événements professionnels tels que les foires, les séminaires ou encore les concerts sont assurés par les propositions mis en avant par les divers établissements financiers de l’assurance événementiel. De ce fait, les établissements proposent des assurances pour les particuliers tout comme pour les professionnels spécialisés dans le domaine de l’événementiel. Cela se fait et s’est créé dans le but de protéger les professionnels et les particuliers entreprenant un projet événementiel.

A noter qu’un particulier devra souscrire à une assurance événementielle avant d’assumer l’organisation d’un événement comme une fête. Pareillement, les organisateurs devront s’y souscrire avant l’organisation d’événement afin d’éviter les pertes durant une éventuelle annulation de projet car personne est à l’abri des imprévus de la vie.

3-Dans quelles conditions peut-on appliquer cette assurance annulation événement ?

Dans tous les cas, organiser un événement n’est pas une chose facile car nous pouvons faire face à des imprévus divers. C’est pour cette raison que certaines assurances sont créées afin de pouvoir protéger les professionnels concernés dans leur domaine. L’assurance annulation événement assume ce même rôle qui est de couvrir et de garantir les dommages et sinistre éventuel lors d’un événement. Ainsi, l’assurance annulation événement intervient selon les contrats des organisateurs et est régi sous les mentions légales de la loi. A partir de cela, il est important de savoir que :

•       Une assurance annulation événement peut être mise en action dans les situations d’intempéries a conditions que celle-ci soit grave et inhabituelle mais non une situation intempérie habituelle comme la pluie, la neige, et encore d’autres. .
•       Ce type d’assurance annulation événement peut s’entretenir dans le cas où l’annulation est causée par un risque terroriste avéré. C’est-à-dire que le risque terroriste est bel et bien prouvé mais juste une rumeur ou une blague de mauvais goût. Car si vous annuler un contrat en raison de terroriste alors que cela n’existe pas vous n’allez obtenir aucun remboursement ou vous allez devoir rembourser les assureurs annulation événement car cela est considéré comme une fraude.   
•       Le « no show » qui signifie absence d’un ou plusieurs artistes lors d’un spectacle ou un concert est également couvert par l’assurance annulation. Mais cela est couvert à condition que les raisons d’absence sont involontaires et n’était pas prévisible par l’artiste en question. Au cas où l’artiste a crédité lui-même la raison de son absence, les risques ne seront plus couverts par l’assurance annulation événement.
•       Dans le même cadre, durant les autres événements, l’intoxication alimentaire est prise en charge par ce type d’assurance annulation événement. Pareillement pour le no show, l’intoxication alimentaire est prise en charge si celle-ci est totalement involontaire et qu’elle n’était pas une acte préméditée par l’organisateur ou les autres intervenants dans l’événement. Dans le cas où l’intoxication alimentaire est volontaire, la prise en charge par les assureurs évènements n’aura pas lieu car l’organisateur sera considéré comme un tricheur et profiteur.

Par conséquent, il est fortement recommandé pour tous les organisateurs d’événement de toujours souscrire à une assurance annulation événement avant de se lancer dans un projet d’organisation d’événement. Effectivement, les raisons hors de contrôle peuvent surgir à n’importe quel moment et peuvent éventuellement engendrer l’interruption ou le report de la date des festivités. Alors, il est toujours mieux de se faire protéger contre ces différents risques afin de s’assurer et de garantir la continuité de son activité et aussi de garder l’image et la notoriété de votre entreprise.

4-Que couvre l’ASSURANCE ANNULATION ÉVÉNEMENT

Comme les autres contrats existants, le contrat d’assurance annulation événement  a un rôle irremplaçable à jouer dans le cadre d’organisation d’événement. Le contrat d’une assurance annulation événement porte exclusivement sur les éventuels risques d’annulation pour les organisateurs des manifestations prévus. Ainsi, le risque d’annulation ne concerne pas uniquement l’annulation dans son sens propre mais peut également correspondre au risque d’interruption ou du report des dates des salons, des foires ou des séminaires. Toutes ces différentes possibilités sont couvertes par ce contrat d’assurance annulation événement et sera actionné en fonction des différentes clauses et conditions générales que les parties prenantes ont incluses dans le contrat lui-même.

4-1-Le volet assurance responsabilité civile organisateur ou assurance  RC organisateur

L’assurance responsabilité civile organisatrice couvre tant que possible la personne de l’entreprise organisatrice. Ainsi, l’assurance de responsabilité civile protège également l’entreprise organisatrice en cas de mise en cause à des poursuites judiciaires. L’assurance prend également en charge les dommages-intérêts et les frais de défense dans le cas où une condamnation a lieu.

4-2-Le volet assurance annulation et ses conditions

Pour pouvoir bien profiter pleinement d’une assurance annulation, le respect des conditions entrant en jeu est important pour prouver la raison de l’interruption. A retenir que :

•       Il ne faut surtout pas que la raison de l’annulation soit liée à la responsabilité de l’entreprise organisatrice. C’est-à-dire que l’organisateur ne doit avoir aucune liaison avec la raison d’annulation de l’évènement. Dans le cas contraire, l’assurance annulation événement ne sera pas mise en œuvre donc aucun remboursement ne sera donné
•       Ainsi, seules les raisons hors du contrôle des professionnels de l’événementiel seront valables pour que l’assurance annulation entre en jeu. Ces causes d’interruption peuvent être une catastrophe naturelle, un deuil national ou encore une grève. Puisque ce sont des événements qui ne dépendent pas du pouvoir de l’organisateur évènement lui-même.

4-3-Le volet assurance des conséquences financières et des bénéfices attendus

L’assurance annulation événement a des conséquences financières à assumer envers l’organisateur assurée.  Ces conséquences financières sont une garantie de risque social pour l’organisateur. Cette assurance annulation évènement est également attribuée aux entreprises afin d’éviter tous les éventuels harcèlements probablement effectués par les participants déçus par l’annulation. Cette assurance des bénéfices attendus vise à rembourser la recette prévisionnelle par l’organisateur donc le fait de souscrire à cette assurance annulation événement ne peut être que bénéfique pour l’entreprise organisatrice de l’événement en question.

4-4-Le volet assurance du matériel

L’assurance matérielle ne peut être mise en place que si les matériaux du groupe organisateur ont été touchés durant les événements d’entreprise ou manifestations. Ainsi, elle a pour objet la couverture des réparations de matériel comme les sonos, les éclairages ou les scènes endommagées durant la cause de l’annulation. Dans le cas où ces matériels ont été abîmés lors des manifestations, les dommages constatés ne seront pas pris en charge par cette assurance matériel. Il est alors primordial que les dommages ont eu lieu sur les moments d’évènement.

4-5- L’absence d’un artiste couvert par l’assurance annulation

Dans le cas où il y a une annulation de la part des artistes, les organisateurs seront couverts par l’assurance annulation concert.

5- Exemple de sinistres couverts par l’assurance annulation événement

En principe l’assurance annulation ne peut entrer en jeu que pour des situations et des raisons hors de contrôle des organisateurs et des assurées. Donc, l’assurance ne sera pas actionnée si les causes de l’annulation relèvent de la responsabilité des organisateurs. De ce fait, les cas sinistres couverts par l’assurance annulation sont des catastrophes naturelles, des incendies, un deuil national, un retrait d’autorisation administrative ainsi qu’une grève. Ces cas sont exclusivement couverts par l’assurance annulation.

6- Quels sont les critères principaux pour choisir une bonne assurance annulation événement?

Le secteur de l’événementiel fait partie des domaines les plus imprévisibles et les plus risqués. Cela oblige alors les organisateurs d’événements à souscrire toujours à des contrats d’assurance avant la réalisation des projets pour protégés contre les dommages causés par des faits hors de contrôle par l’organisateur.

Avant d’effectuer un accord sur le contrat d’assurance, les établissements analysent tout d’abord les dossiers de chaque entreprise.

•       Ainsi, l’expérience des organisateurs est l’un des principaux critères.
•       Ensuite, les futurs assureurs analysent et évaluent aussi le lieu de l’événement organisé par l’entreprise.
•       Aussi, les assureurs évaluent également l’antériorité du risque tout en vérifiant les antécédents concernant les annulations par le passé.
•       Puis les établissements financiers étudient le budget et les recettes prévisionnelles de chaque projet avant de valider le contrat.
•       Après, vu que l’assurance matérielle peut engendrer une grande somme, la gestion de la sécurité est également bien évaluée par ces assureurs.
•   Enfin, le nombre de participants est un point que les établissements vérifient avant d’attribuer le contrat aux organisateurs.

7-Combien coûtent l’assurance l’assurance annulation événement ?

Comme dans tous types de contrats d’assurance, les frais pour l’annulation événement peuvent varier en fonction de nombreux paramètres.

Effectivement, le coût d’une assurance dépend de la spécificité des événements organisés par les organisateurs vu que ce critère est un point essentiel évaluant le projet évènementiel de chaque organisateur. De ce fait, le coût de l’assurance dépend de l’ampleur du projet de chaque entreprise organisatrice. Pour avoir accès aux coûts des assurances, les organisateurs peuvent consulter des devis en ligne ou faire des simulations sur notre site web en utilisant le comparateur contrat assurance.